SIPOC – einfaches Prozess Design Modell – aber wirkungsvoll!

SIUPOC Prozessmodell

Nach Davenport ist ein Prozess eine Sammlung von Arbeitsinhalten vor dem Hintergrund von Raum und Zeit, mit definierten Inputs- und Outputs.

Das SIPOC Modell beschreibt eine leicht verständliche Vorgehensweise, die es auch einem Einsteiger ermöglicht, schon sinnvolle Prozessbeschreibungen zu erzeugen. Das SIPOC Modell startet nicht mit den Inputs, sondern mit den Lieferanten der Inputs.

Kurze Definition des Begriffs Modell: Ein Modell soll die wichtigsten Eigenschaften oder Strukturen des Originals abbilden. Es existieren Beschreibungsmodelle und Erklärungsmodelle, sie dienen als Vorbildmodelle. Erklärungsmodelle gehen über die Beschreibungsmodelle hinaus, sie sollen die Ursachen und Interdependenzen betrieblicher Prozess Abläufe klären.

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Der Vorteil einer Prozessbeschreibung liegt auf der Hand:

1.       Die Herkunft der Inputs ist bekannt. Gäbe es interne Lieferanten, z.B. die Herstellung von „Schokoladen Rosen“, ergibt sich daraus eine Schnittstelle zu diesem Prozess, die wiederum beschrieben werden kann.

2.       Interaktionen (Liefertermine, Preise, Gewährleistungen) zwischen Lieferanten und Prozessbesitzer werden transparenter.

3.       Die Aufwände lassen sich besser kalkulieren.

4.       Die Prozesskosten lassen sich optimal berechnen.

5.       Jeder in den Prozess Involvierte, ist aufgrund der Handlungsanweisungen optimal integriert.

6.       Neue Mitarbeiter lassen sich sehr schnell integrieren.

Um Prozesse von Anfang an professionell zu gestalten, existieren  diverse Softwareapplikationen, die die Vorgehensweise unterstützen und kanalisieren.

Prozesse in Projekten und Unternehmen

Gemäß PmBok Guide von PMI für die PMP Projektleiter Zertifizierung, existieren 47 Prozesse in 5 Prozessgruppen (Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung, Abschluss). Aber nicht nur Projekte lassen sich überschaubar und strukturiert in Prozessen gestalten. Auch Unternehmen sollten ähnlich prozessorientierte Ablauforganisationen involvieren. Der eigentliche Unterschied: Prozessmanagement in Projekten, können einem 100m, 200m Sprint oder auch einem 1000m oder 5000 Meter Lauf entsprechen. Prozessmanagement in Unternehmen, kann einem Super Marathon mit open end Charakter entsprechen. Ansonsten ist die Vorgehensweise bei der Prozessanalyse, beim Prozessdesign und Prozess Controlling sehr ähnlich. Ganz nach der Maxime Edward Demings, „ Wer einen Prozess nicht beschreiben kann, weiß nicht was er tut“, „Wir vertrauen auf Gott, ansonsten nur auf Daten“ sowie „Prozesse sind immer verbesserungswürdig“!

Wenngleich in Projekten ein Prozessmodell irgendwann konsolidiert vorliegen sollte, gilt es doch, immer wieder die Prozesse zu beobachten, negative Treiber zu entfernen, positive Treiber zu stärken und Schnittstellen zu interagierenden Prozessen zu aktualisieren. In Projekten mag es sich irgendwann nur noch um Marginalien handeln, in einem expandieren Unternehmen dagegen gilt es umso mehr, ständig wechselnde und wachsende Strukturen über Prozess Controlling kontinuierlich zu erkennen und neue Prozesselemente und Prozessverschiebungen integrativ zu managen.  

Prozesse sollen die gelebte Praxis wieder spiegeln, in einer optimalen Breite und Tiefe. Allerdings kann es nicht sein, dass bspw. das Einparken der Fahrzeuge der Mitarbeiter auf dem Firmenparkplatz oder die Notwendigkeit des Anspitzens eines Bleistifts in Prozessen beschrieben wird. Prozessbeschreibungen sollen Überblick und Transparenz ins Unternehmen bringen. Dabei sind die wichtigsten Tätigkeiten, Kostentreiber, Innovationstreiber der Prozesse sowie Schnittstellen und Interaktionen zwischen den Prozessen zu beschreiben.

Im PmBok 7 wird die Prozessorientierung etwas in den Hintergrund geschoben. An diese Stelle treten 12 Prinzipien, die die Maxime allen Handelns bestimmen. In der digitalen Standard plus des PMI werden aber weiterhin die Prozesse referenziert.

In größeren Unternehmen sollte eine Stelle besetzt werden, bspw. ein CPO, Chief Prozess Officer, der entsprechende Gestaltungs-, Budget- und Umsetzungsaufwände zugeordnet bekommt.

 

Renee Ossowski, PMP

Das Bild zeigt links den Trainer, rechts einen Werbetext für MS Project Seminare und Earned Value mangement mit MS Project.
MS Project Trainer seit der Version 4.0.
Das Bild zeigt zwei Refernezen von Mitarbeitern der Knorr-Brmse GmbH und Siemens AG.
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