Rhetorik für Projektmanager Teil 2
Welche Erwartungen bringen meine Zuhörer mit?
(Wenn ich Rede und Vortrag hier quasi synonym verwende, dann nur, weil die hier genannten Kriterien auf beide zutreffen. Grundsätzlich sind Reden und Vorträge keine Synonyme)
Eine Rede, einen Vortrag oder eine Präsentation zu erarbeiten, ohne an das Klientel zu denken, vor der man reden wird, kann fatale Folgen haben. Insbesondere aber die Rede, die entweder sehr viel „eigene Meinung“ offeriert oder auf eine bestimmte Klientel explizit zugeschnitten werden muss, erfordert ein hohes Einfühlungsvermögen. Schnell kann es gehen, dass am Publikum vorbei gesprochen wird, da die Erwartungen der Zuhörer nicht erfüllt wurden.
Drei Kriterien sollten Sie beachten, um die Erwartungen Ihrer Zuhörer nicht zu enttäuschen:
Punkt 1: Erwartungen an den Inhalt Ihrer Rede: Wenn auf einem Flaschenetikett „Pils“ steht, dann erwarten Sie auch Pils und nicht Ketchup. Auch Ihre Rede sollte den Kern Ihrer Thematik treffen und sich nicht auf Nebenkriegsschauplätzen tummeln, die nur peripher mit dem Thema zu tun haben. Dies kann z.B. schnell passieren, wenn man sich nicht kompetent fühlt, ein Thema tiefgängig zu behandeln – man wird sich mit angrenzenden Disziplinen befassen, die einem besser liegen. Frage ist nur, wie hoch die Toleranzgrenze Ihres Publikums aufgehängt ist.
Punkt 2: Die Struktur und Verständlichkeit (Redeaufbau) Ihrer Rede: Die Frage die hier entsteht ist die, inwieweit die Struktur die geistige Flexibilität Ihrer Zuhörer berücksichtigt. Punkt 1 kann durch Ihre Rede ganz und gar erfüllt werden, Sie decken rundum Ihr Thema ab, aber ein großer Teil Ihrer Zuhörer weiß am Schluss nichts von dem wieder zu geben, was Sie da vermitteln wollten.
Eine Rede sollte möglichst frei gehalten werden. Von daher sollte Ihre Rede aus Modulen bestehen. Ein prognostizierbares Projekt teilt man in Phasen, ein agiles Projekt in Sprints, eine Rede unterteilt man in Module. Wenn Sie bspw. über das Leben der Löwen sprechen, dann wären „Jagdverhalten und Sozialverhalten in der Gruppe“ zwei Module. 93 Exkurse trügen auch nicht zu einer klaren Linie bei.
Wenn Sie Ihre Module konsistent nach Sinnzusammenhängen definieren, dann bringen Sie schon automatisch Struktur in Ihre Rede. Sie sollten aber auf jedes Modul folgenden einfachen Dreiklang projizieren:
- Was werde ich sagen.
- Ich sage es.
- Was habe ich gesagt.
Initiierung
Planung
Ausführung
1. Was werde ich sagen?
„Ich werde Ihnen jetzt zeigen, wie das Projekt ‚Bau eines Pferdestalls‘ mit dem offiziellen Projektauftrag rechtssicher und zielgerichtet gestartet wird.“
2. Ich sage es:
„In der Initiierungsphase legen wir das Fundament für das gesamte Vorhaben. Gemeinsam mit den Stakeholdern definieren wir die Projektziele, klären die wirtschaftliche Machbarkeit und zeichnen den ersten Bauplan des Pferdestalls. Mit der Unterzeichnung der Project Charter erhält der Projektleiter offiziell die Befugnis, Ressourcen einzusetzen und das Projekt zum Erfolg zu führen.“
3. Was habe ich gesagt?
„Zusammenfassend haben wir gesehen, dass die Initiierung durch den klaren Projektauftrag den offiziellen Startschuss gibt und alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel einschwört.“
1. Was werde ich sagen?
„Als Nächstes zeige ich Ihnen, wie wir den Bau des Pferdestalls strukturieren, Termine festlegen und die Ressourcen im Detail planen.“
2. Ich sage es:
„Gute Planung ist der Schlüssel zur Kontrolle. Mithilfe von MS Project zerlegen wir den Bau in einzelne Arbeitspakete – vom Fundament über den Dachstuhl bis zur Fertigstellung. Wir definieren Meilensteine, berechnen den kritischen Pfad und weisen die Budgets sowie die benötigten Handwerker exakt zu, um Überraschungen bei der Ausführung zu vermeiden.“
3. Was habe ich gesagt?
„Auf den Punkt gebracht: Die Planungsphase transformiert die ursprüngliche Idee in einen konkreten, zeitlich und finanziell steuerbaren Projektplan.“
1. Was werde ich sagen?
„Nun kommen wir zur Ausführungsphase, in der der geplante Pferdestall Schicht für Schicht realisiert wird.“
2. Ich sage es:
„In der Ausführung wird der Plan in die Tat umgesetzt. Der Maurer setzt Stein auf Stein, die Teams arbeiten Hand in Hand auf der Baustelle, und die physischen Arbeitsergebnisse entstehen. Aufgabe der Projektleitung ist es hierbei vor allem, das Team zu führen, Hindernisse aus dem Weg zu räumen und für die Qualität der Arbeit einzustehen.“
3. Was habe ich gesagt?
„Kurz gesagt: Die Ausführungsphase ist der Ort, an dem durch die praktische Arbeit das eigentliche Produkt unseres Projekts greifbar wird.“
Natürlich dürfen Sie den Text nicht ausformulieren. Sie lesen den Text mehrfach, aber nicht auswendig lernen! Am Anfang dürfen Sie dann einige Stichpunkte notieren, keine Sätze. Dann gilt es mutig zu sein und die Rede frei zu halten, nur begleitet durch ein paar Bilder und Stichpunkte.
Dieser Dreiklang gilt auch für Ihre gesamte Rede.
– Geben Sie am Anfang Ihrer Rede einen Überblick über Ihre Module.
– Halten Sie Ihre Rede.
– Geben Sie für jedes Modul einen kleinen Überblick.
– Am Ende des Moduls wiederholen Sie die Kernaussage des Moduls.
– Am Ende Ihrer Rede wiederholen Sie die Kernaussagen Ihrer Rede.
Die Gehirnhälften Ihrer Zuhörer klatschen Beifall, wenn Sie einen roten Faden vorgeben und diesen am Ende noch einmal abrollen. Aus der Perspektive des Projektmanagements, können Sie auch von Meilensteinen Ihrer Rede sprechen.
Diese Regel wendet man natürlich nur auf Reden an, die überzeugen sollen, Fachliches vermitteln oder Wissen vermitteln.
Auch anschauliche Beispiele können Strukturen vermitteln. In meinen PMP Seminaren (Zertifizierung zum Project Management Professional) verwende ich die Beispiele Ackerbau, Teppichleger, Erbschaft einer Firma, Panzerfahrer, Panzerkommandant usw. Sie können mir glauben, die Teilnehmer können sich an die abstrakten Hintergründe, die eigentlich vermittelt werden sollen, nicht erinnern. Sage ich aber „Panzerfahrer“ …aha Ausführungsprozessgruppe, sage ich „Panzerkommandant …aha Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe usw.
Auch Bilder oder Karikaturen assoziieren sehr gut schwierige Sachverhalte. Man kann quasi die Module eines Vortrags mit Bildern besetzten und dadurch Struktur erzeugen. Die Informationsaufnahme durch Bilder beträgt 75%, wobei Sie als Redner von den Bildern in freier Rede am meisten partizipieren!
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Die falsche Anwendung des Dreiklangs
1. Was werde ich sagen? (Ankündigung)
„Meine sehr verehrten Damen und Herren, im Folgenden werde ich Ihnen die chronologischen Abläufe des Fallbeispiels ‚Hänsel & Gretel‘ darlegen. Ziel ist es, Ihnen die drei Kernelemente Aussetzen, Lebkuchenhaus-Inspektion und Hexen-Eliminierung zu vermitteln.“
2. Ich sage es (Die völlig entzauberte Handlung):
„Hänsel und Gretel gingen in den Wald, stießen auf ein mehl- und zuckerbasiertes Wohnobjekt und wurden von einer qualifikationslosen Eigentümerin inhaftiert. Durch geschicktes Ausnutzen von Sicherheitslücken beim Backofenbetrieb konnten die Probanden den Zielort eigenständig verlassen und das Elternhaus erreichen.“
3. Was habe ich gesagt? (Die unpassende Wiederholung):
„Und jetzt noch einmal für das Protokoll: Ich habe Ihnen gerade gesagt, dass die Kinder im Wald waren, Lebkuchen gegessen und die Hexe besiegt haben. Bitte merken Sie sich diese drei Punkte für die spätere Abfrage!“
Punkt 3: Nutzen für die Zuhörer: Wenn Menschen Ihre Zeit einsetzen einen Vortrag zu hören, versprechen sie sich einen Nutzen. Diese Erwartung sollten Sie sich zu Nutze machen. Beschreiben Sie also in Ihrer Einleitung den Nutzen Ihrer Rede. Auch während der Rede können einzelne Nutzeneffekte genannt oder wiederholt werden.
„Hören Sie gut zu, dieser Vortrag wird einen großen Nutzen für Sie bringen“ wäre etwas platt oder plump.
„Meine Damen und Herren, wenn Sie das gerade beschriebene Beispiel der „Metaebene“ bewusst auf Ihre Kommunikation anwenden, werden Sie häufiger Konflikten aus dem Weg gehen. Falls Sie aber Konflikte lieben, vergessen Sie die Metaebene.“ Hört sich schon anders an. Eine Nutzenempfehlung mit etwas Humor gewürzt.
Denken Sie daran: Ihre Zuhörer haben das Recht zu erwarten, dass Ihr Vortag verständlich ist, das das Thema ausführlich beleuchtet wird, dass das vorgetragen wird was angekündigt worden ist und dass Ihr Vortrag dem Zuhörer einen Nutzen erbringt.
Lesen Sie „Rhetorik für Projektmanager“ Teil 3