MS Project Szenario1:Spielen Sie MS-Project auf Basis des PmBok Guides und mit SCRUM Modul 1 Teil 2

DSVGO konform! Falls es gefällt, belohne den Autor! Teile diesen Beitrag!
Der Trainer gibt den Hinweis, dass die MS Project Übung primär für Teilnehmer seines Seminars nachvollziehbar sind.
Bild 1

MS Project Szenario1

Erlernen Sie MS Project mit dem kleinen Szenario “Feuerwehrhaus”. Sie benötigen dazu den PmBok Guide 6th, der auch in der PMIstandards+ Plattform enthalten ist.
Ganz nebenbei lernen Sie das Framework SCRUM  und agiles PM kennen. Auch vor dem Hintergrund der neuen PMP Prüfung wird das agile Projektmanagement auch durch das PMI fokussiert. 
Allerdings sind die agilen Anteile schon im PmBok Guide 6th seit vier Jahren enthalten.
 
Starten wir durch!

Zwei Datenbanken verbinden: Ressourcen zuweisen

Genau genommen besteht MS Project aus drei Datenbanken. Vorgangsdatenbank, Ressourcendatenbank und die Zuordnungsdatenbank.

Die ersten beiden Datenbanken sind relativ nutzlos, solange sie nicht über Ressourcenzuordnungen verbunden wurden. Dies soll jetzt geschehen. Ein Vorgang, der Teil eines Arbeitspakets ist (1:n; Arbeitspaket “Teppich verlegen” = 5 einzelne Vorgänge) oder selbst ein Arbeitspaket darstellt (1:1), kann sich ja nicht von selbst bearbeiten.


PmBok 6th S. 158: Arbeitspakete (AP) sind die kleinsten Teilchen eines Projektstrukturplans (PSP) und befinden sich auf der untersten Ebene. Darüber befinden sich die Liefergegenstände in Form von Funktionen, Objekten oder Anforderungen (das sind die wichtigsten Möglichkeiten). Im PmBok Guide wird der PSP als wichtigstes Werkzeug fokussiert, den Inhalt und Umfang (Engl.: Scope) eines Projekts zu bestimmen. Im berechtigten Einzelfall sollte Scope explizit ausgeschlossen werden, der vom Kunden implizit unterstellt werden könnte. Natürlich existieren Erwartungen des Kunden, die berechtigt sind. ->

-> Von daher ist es für einen erfahrenen Projektleiter oder Anforderungsingenieur wichtig, dies antizipierend zu klären, damit es nicht erst  im Projekt zu Diskussionen kommt, „sind die Erwartungen berechtigt oder nicht berechtigt“. So beugt man Problemen und Risiken vor. Im Projektstrukturplan existiert noch kein kalendarischer Bezug. Der kommt erst zu Stande, wenn die AP auf die
Zeitachse (z.B. im Gannt Chart von MS Project)
1:1, 1:n oder n:1 umgesetzt werden (Dekomposition = Zerlegung von Arbeitspaketen in Vorgänge). Von daher benötigt man Ressourcen: Menschen oder Maschinen, Betriebsräume, Material oder auch Werkzeuge. MS Project bietet Ihnen drei Kategorien an Ressourcen an (Bild 3):

1.    Arbeit: Diesen Parameter können Sie sich am besten merken, wenn Sie an Ressourcen denken, die theoretisch maximal 24 Stunden am Tag verfügbar sind. Menschen sind nur theoretisch 24 Stunden am Tag verfügbar, ein Schulungsraum dagegen auch praktisch. Kosten werden hier pro Stunde berechnet.

2.    Material: Wird einem Vorgang über „Einheiten zugeordnet“. Die Einheit muss monetär bewertet werden. Eine Einheit Zement kostet im Beispiel 12,00€.

 

3.    Kosten: Im Beispiel sehen Sie Reisekosten. Die lassen sich hier nicht zuordnen. Erst wenn Sie die Reisekosten kennen oder einiger maßen schätzen können, ordnen Sie sie direkt dem Vorgang zu.

Ressource:Tabelle aus MS Project
Bild 3
Ein Männchen siniert darüber, was denn der Unterschied zwischen Kompostieren, Dekompositieren unbd Dekompostieren sein könnet.
Bild 2

So beugt man Problemen und Risiken vor. Im Projektstrukturplan existiert noch kein kalendarischer Bezug. Der kommt erst zu Stande, wenn die AP auf die
Zeitachse (z.B. im Gannt Chart von MS Project)
1:1, 1:n oder n:1 umgesetzt werden (Dekomposition = Zerlegung von Arbeitspaketen in Vorgänge). Von daher benötigt man Ressourcen: Menschen oder Maschinen, Betriebsräume, Material oder auch Werkzeuge. MS Project bietet Ihnen drei Kategorien an Ressourcen an:

Projekt erstellen

(In dem folgenden Text wird das erste Mal über Prozessgruppen gesprochen. Lesen Sie sich erst ein wenig Wissen über die Prozessgruppen an (PmBok Guide 6th, S.554).

Die ersten beiden Prozesse gehören in die Initiierungsprozessgruppe: „Projektauftrag entwickeln“ und „Stakeholder  identifizieren“ (PmBok 6th S. 562). Hier ist der Sponsor des Projekts, der „Auftraggeber Vertreter“ verantwortlich. Diese Rolle ist vergleichbar mit der Rolle des Lenkungsausschuss in Deutschland oder annähernd mit der Rolle des Product Owners bei SCRUM. Der PmBok Guide beschreibt keine Aufbau- und Ablauforganisation. Von daher sucht man einen Lenkungsausschuss vergebens.

Der Sponsor verfasst (oder lässt verfassen): Projektauftrag und Annahmen Protokoll (PmBok Guide 6th S.563)..

Im Rahmen der Initiierungsprozessgruppe bestimmt der Sponsor den Projektleiter und identifiziert erste Stakeholder, die in das Stakeholderregister  (PmBok 6th, S. 563) eingetragen werden.

Mit der Vergabe des Projektauftrags an den Projektleiter, startet der Projektleiter in der Planungsphase mit den Prozessen der Planungsprozessgruppe. 

Die Aufgaben des Projektsponsors bezüglich eines Projekts werden im PmBok Guide nur rudimentär beschrieben. Eine gute Beschreibung finden Sie in diesem Artikel: http://www.focus-on-training.co.uk/blog/role-of-the-project-sponsor

 

Handelt es ich um ein Kundenprojekt, sollten die Anforderungen durch den Auftraggeber in einem Lastenheft oder einer Leistungsbeschreibung formuliert sein. Das Lastenheft ist auch ein „Muss“ für jede Ausschreibung. Schließlich müssen die Bewerber beurteilen können, inwieweit sie über Kapazitäten und Know How verfügen, um das Projekt leisten zu können. Je nach Ausschreibungsanforderung kann es sein, dass der Ausschreibende auch schon ein Pflichtenheft der Bewerber einfordert, um ein sehr genaues Bild der Vorgehensweise der potenziellen Auftragnehmer zu erhalten. Für die Praxis ist diese Vorgehensweise häufig sehr problematisch. Einerseits sind die Auftraggeber gar nicht in der Lage brauchbare Lastenhefte zu schreiben, geschweige denn Pflichtenhefte “zu lesen”, da sie schon sehr spezifisch sind und einen fachlich versierten Leser benötigen. Andererseits kann es für den Bewerber der Ausschreibung ein einen erheblichen Aufwand bedeuten, diese “Spezifikation” in dem Bewusstsein zu leisten, gar nicht beauftragt zu werden. Von daher kann es auch notwendig und sinnvoll sei, vor Vertragslegung, noch einmal mit dem Kunden alle Anforderungen zu besprechen, da viele Auftraggeber nicht aus dem Anwendungsbereich kommen, in dem Sie das Projekt in Auftrag geben wollen. PMI sieht hier die signifikantesten Möglichkeiten, Risiken von vornherein auszuschalten. Es ist nicht sinnvoll, dies nur einem Aquisitionsteam zu überlassen. Gerade die funktionalen Anforderungen sollten unter der Leitung des Projektleiters mit entsprechender fachlicher Begleitung abgehandelt werden. 

Leider gibt es in SCRUM keine so dezidierten Vorgaben für den „Vorlauf“ eines Project. Zumindest was das „SCRUM Manifest“ angeht. Hat aber auch Vorteile, speziell in explorativ durchgeführten Projekten. Verschiedene Autoren und SCRUM Trainer machen dazu Aussagen. Ein Autor nennt die Phase vor dem ersten Sprint „Sprint 0“. Grundsätzlich passiert da Ähnliches wie im klassischen Projektmanagement. 

Das Bild zeigt einen Rugby Ball mit der Überschrift SCRUM
Auch die Total Cost of Ownerships frequentieren des Projektlebenszyklus.
Einer der erfahrensten PMP Trainer Deutschlands

Das Team wird festgelegt, ein initiierendes Product Back log (PmBok Guide 6th, S.671) und vorläufiger Release Plan werden erarbeitet. Man bestimmt wie das „Sprint – System“ erarbeitet und installiert werden soll.

Ein rudimentäres Design wird entworfen. Für alle diese Arbeiten ist der Product Owner verantwortlich. Das Team kommt erst mit dem ersten „Anforderungsworkshop“ ins Spiel.

 

Fortsetzung folgt!

Auch MS Project hilft Projektmanagement zu unterstützen. MS Project ist quasi der Spiegel der Methoden.
MS Project Trainer seit Version 4.0
DSVGO konform! Falls es gefällt, belohne den Autor! Teile diesen Beitrag!

Schreibe einen Kommentar