In der Prüfung zum Project Management Professional werden Daten, Informationen und Berichte in Abhängigkeit von bestimmten Prozess Kategorien unterschieden. Dabei stützt sich der PmBok Guide auf die Informationstheorie oder Informatik.
Während im PmBoK Guide jeder dieser Begriffe als Ergebnis eines Prozesses oder eines Integrationsprozesses fokussiert wird, erweitert die Informationstheorie die Gruppe um ein viertes Element, den Zeichen, und spricht hier von einem Prozess, der bottom up abläuft.
Auf unterster Ebene in der Informationstheorie basieren die Zeichen. A, B,C, 2,5,9,=,? usw. sind Zeichen, die Sie im Gegensatz zu л,є,т… problemlos interpretieren können – hoffentlich ;-). Bei л,є,т… handelt es sich um kyrillische Zeichen.
Aufgrund Ihrer Kenntnisse in Semantik, sind Sie also in der Lage, die Bedeutung von A,B,C,2,5,9,=,?… richtig zu beurteilen. Die Zeichen allein machen aber kaum Sinn, es sei denn, Sie kennzeichnen damit eine Aufzählung.
Erst durch die Syntax als Regelsystem zur Kombination elementarer Zeichen, kommt es zu Wörtern oder Sätzen, die dann auf der nächst höheren Ebene Daten ergeben. Und hier setzt jetzt auch das Konzept von PMI ein: Auf der Ebene der Daten.
Daten können natürlich auch in Form von Bildern, Piktogrammen oder alphanumerischen Zeichenfolgen auftreten. Beispiel:
Im Earned Value Management (Kapitel „Kostenmanagement“ im PmBok Guide) arbeiten wir mit diversen Kennzahlen oder Indizes.
CPI = 0,9
SPI = 0,85
Diese Daten kann nicht jeder interpretieren, es sei denn man beherrscht Earned Value Management (EVM).
„Daten + Bedeutung = Informationen“
Die Deutung muss also beherrscht werden. Sind Sie ein EVM Experte, können Sie die o.g. Daten CPI und SPI interpretieren: „Unser Projekt wird mehr kosten und später fertig“.
Projekte sind extrem interdisziplinär!
Falls Sie ein erfahrener Projektleiter sind, dann wissen Sie, dass ein Projekt sich nicht ausschließlich über Kosten und Termine, Aufwände und Dauern steuern lässt. Da existieren noch einige andere Parameter, die auf den Projektverlauf Einfluss nehmen können: Mitwirkungspflichten des Kunden, Claim Management, Qualität des Produkts und des Projektmanagements, Änderungsmanagement, Motivation des Projektteams, Risiken (known unknowns, unknown unknowns), Stakeholder usw.
Der neue PmBok Guide 7th wird diesen vielen Parametern noch mehr Rechnung tragen, in dem er die Project Performance Domains einführt.
Von daher spricht die Informationstheorie von der Vernetzung der Informationen:
„Informationen + Vernetzung = Wissen“
Auf dieser Ebene erzeugt z.B. auch Business Intelligence Berichte. Wenn auf den unteren Ebenen des Unternehmens oder Projekts, als auch auf den Ebenen unterhalb des Wissens, Unmengen von Daten kursieren und gesammelt werden, müssen dies Daten erst entsprechend verdichtet werden, interpretiert werden und vernetzt werden, damit Wissen für Entscheidungen oder Steuerungsmaßnahmen zur Verfügung stehen.
Anwendung im PmBok Guide (5th und 6th (s.27))
Von daher stellt sich dieses Modell im PmBok Guide folgendermaßen dar:
- Der Integrationsprozess „Projektausführung lenken und Managen“ liefert den Ausgangswert „Arbeitsleistungsdaten“
- Arbeitsleitungsdaten werden zu Eingangswerten in den Steuerungsprozessen (davon gibt es für jedes Wissensgebiet mindestens einen). In den Steuerungsprozessen werden die Daten interpretiert. Zum Beispiel der CPI im „Kosten steuern Prozess“ oder der SPI im “Terminplan steuern Prozess“. (5th Seite 59 + 80; 6th Seite 91+106) Analog dazu die o.g. Parameter in den dazu gehörigen Steuerungsprozessen.
- Die interpretierten Daten verlassen die Steuerungsprozesse als Informationen. Diese Informationen müssen analog zur Informationstheorie vernetzt werden. D.h., die Einzelinformationen werden jetzt zu einem ganzheitlichen lateralen Bild zusammengefügt.
- Dieses Zusammenfügen passiert in dem Integrationsprozess „Projektarbeit überwachen und steuern“. Das Ergebnis ist dann ein Bericht. Die Berichte (Arbeitsleistungsberichte) gehen dann als Eingangswerte zu den Prozessen, die auf dieser Basis die Steuerungsmaßnahmen für das Projekt vornehmen. (5th Seite 87; 6th Seite 106)
Renee Ossowski, PMP
